Dział sportowo-organizacyjny
1. Zakres procedury
Procedura reguluje sposób postępowania działu sportowo-organizacyjnego w zakresie obsługi imprez ujętych w oficjalnym kalendarzu PZKB, począwszy od zatwierdzenia wydarzenia przez Zarząd, aż do zakończenia imprezy.
2. Odpowiedzialności działu sportowo-organizacyjnego
Dział odpowiada za:
- prawidłową komunikację z organizatorami zgodnie z kalendarzem imprez zamieszczonym na stronie PZKB,
- kontakt z organizatorem,
- podpisanie umowy na organizację wydarzenia,
- przygotowanie komunikatu o zawodach według zatwierdzonego wzoru,
- publikację i dystrybucję komunikatu,
- koordynowanie powołań sędziów na imprezę na opracowanym wzorze we współpracy z Przewodniczącym Komisji Sędziowskiej,
- koordynację komunikacji od momentu zatwierdzenia imprezy aż do jej zakończenia,
- współpracę z komisją sędziowską i delegatem PZKB w zakresie obsady sędziowskiej oraz zatwierdzenia komunikatu.
3. Etapy procedury
Etap 1 – Weryfikacja i zatwierdzenie imprezy
- Przed skierowaniem wniosku o zatwierdzenie imprezy na Zarząd, dział sportowo-organizacyjny kontaktuje się z Przewodniczącym Komisji Sędziowskiej w celu:
- potwierdzenia możliwości zapewnienia obsady sędziowskiej,
- ustalenia listy sędziów zgodnie z opracowanym wzorem powołań.
- W przypadku pozytywnej odpowiedzi, wniosek przekazywany jest na Zarząd PZKB.
- Po zatwierdzeniu przez Zarząd, wydarzenie przejmuje dział sportowo-organizacyjny do dalszej obsługi.
Etap 2 – Podpisanie umowy z organizatorem
- Umowa z organizatorem powinna być podpisana niezwłocznie po zatwierdzeniu imprezy przez Zarząd lub na wniosek Sekretarza Generalnego.
- Zalecany termin podpisania umowy: minimum 40 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
- W przypadku Mistrzostw Polski lub Pucharów Polski – podpisanie umowy najpóźniej 40 dni przed wydarzeniem jest obowiązkowe.
Etap 3 – Przygotowanie i publikacja komunikatu
- Komunikat tworzony jest według obowiązującego wzoru PZKB przez dział sportowo-organizacyjny.
- Komunikat zatwierdzają:
- Delegat PZKB,
- Sędzia Główny zawodów delegowany przez Przewodniczącego Komisji Sędziowskiej.
- Minimum 30 dni przed zawodami komunikat:
- zostaje przesłany do publikacji na stronie PZKB,
- następuje otwarcie zapisów w systemie określonym dla danej imprezy,
- publikowany jest post informacyjny na oficjalnym profilu Facebook PZKB.
Etap 4 – Zgłoszenia
- Zamknięcie systemu zapisów:
- standardowo 10 dni przed datą imprezy,
- w przypadku imprez regionalnych dopuszcza się zamknięcie zapisów 7 dni przed wydarzeniem.
- Ponowne otwarcie zgłoszeń jest możliwe wyłącznie:
- na wniosek zainteresowanego organizatora,
- po uzyskaniu zgody kolejno: Sędziego Głównego, Delegata, Zarządu PZKB.
- Decyzja Zarządu jest ostateczna i nieodwołalna.
Etap 5 – Koordynacja do zakończenia imprezy
- Dział sportowo-organizacyjny utrzymuje stały kontakt z organizatorem, sędzią głównym i delegatem PZKB do momentu zakończenia zawodów.
- Dział koordynuje powołania sędziów zgodnie z opracowanym wzorem oraz potwierdza ich udział przed zawodami.
- Po imprezie dział sporządza krótkie sprawozdanie wewnętrzne, obejmujące m.in. ewentualne uwagi lub problemy organizacyjne.
4. Terminy kluczowe (harmonogram)
Działanie | Termin minimalny przed imprezą | Uwagi |
Podpisanie umowy (MP, PP – obowiązkowo) | 40 dni | Dotyczy wszystkich imprez w kalendarzu |
Publikacja komunikatu i otwarcie zapisów | 30 dni | Po zatwierdzeniu przez delegata i sędziego głównego |
Zamknięcie zapisów | 10 dni | 7 dni dla imprez regionalnych |
Ponowne otwarcie zapisów | wg decyzji Zarządu | Tylko na wniosek i po wymaganych zgodach |
Powołania sędziów | zgodnie z ustaleniami z Komisją Sędziowską | według opracowanego wzoru |
5. Dokumenty i wzory
- Wzór umowy z organizatorem,
- Wzór komunikatu o zawodach,
- Wzór powołania sędziów,
- Formularz wniosku o zatwierdzenie imprezy,
- Wzór wewnętrznego sprawozdania po imprezie.
6. Promocja wydarzenia
Dział sportowo-organizacyjny odpowiada za spójną i terminową promocję wydarzeń ujętych w kalendarzu PZKB, w ścisłej współpracy z organizatorem i zespołem ds. marketingu.
6.1 Cele promocji
- Zwiększenie frekwencji uczestników,
- Budowanie wizerunku PZKB jako organizatora wydarzeń sportowych o wysokim standardzie,
- Utrzymanie stałego kontaktu informacyjnego z zawodnikami, trenerami, klubami oraz kibicami.
6.2 Kanały komunikacji
- Strona internetowa PZKB – publikacja komunikatu i aktualizacji o wydarzeniu.
- Media społecznościowe (Facebook, Instagram, YouTube) – posty informacyjne, relacje wideo, grafiki promocyjne.
- Newsletter PZKB – informacja o wydarzeniu w wysyłkach cyklicznych.
- Materiały dla organizatora – gotowe grafiki, wzór plakatu, banery do umieszczenia w mediach lokalnych i klubach.
6.3 Harmonogram działań promocyjnych
Termin przed wydarzeniem | Działanie promocyjne |
30 dni | Publikacja komunikatu na stronie PZKB, post informacyjny na Facebooku i Instagramie, otwarcie zapisów. |
21 dni | Post przypominający + grafika „1 miesiąc do startu”. |
14 dni | Post promocyjny z informacją o terminie zamknięcia zapisów, możliwość publikacji wywiadu z organizatorem lub zawodnikiem. |
7–10 dni | Post „ostatni moment na zapis” + przypomnienie w stories/relacjach. |
3–5 dni | Przypomnienie o godzinach rozpoczęcia, lokalizacji i najważniejszych punktach programu. |
Dzień zawodów | Relacje live / krótkie wideo i zdjęcia w social mediach. |
1–2 dni po zawodach | Podsumowanie wydarzenia: wyniki, zdjęcia, krótkie wideo, podziękowanie organizatorowi i uczestnikom. |
6.4 Współpraca z organizatorem
- Organizator otrzymuje od PZKB pakiet materiałów promocyjnych (logo, wzór plakatu, przykładowe posty, zasady używania identyfikacji wizualnej).
- Dział sportowo-organizacyjny wspiera organizatora w dotarciu do lokalnych mediów i klubów w regionie.
- Wszelkie materiały graficzne lub filmy związane z wydarzeniem muszą być zatwierdzone przez PZKB przed publikacją.
6.5 Standardy i spójność wizerunku
- Wszystkie publikacje muszą zawierać logo PZKB i oznaczenie rangi wydarzenia.
- W komunikacji należy stosować język neutralny, oficjalny, bez zwrotów potocznych, chyba że post ma charakter czysto promocyjny w mediach społecznościowych.
- Hashtagi obowiązkowe: #PZKB #KickboxingPolska + ewentualne dodatkowe hashtagi wydarzenia.
